WebStudio Amsterdam: 40% tijdsbesparing met geautomatiseerde urenregistratie

WebStudio Amsterdam, een webdevelopment bureau met 15 developers, besteedde wekelijks uren aan het handmatig verzamelen en controleren van urenstaten. Met Adcompro is dit proces volledig geautomatiseerd.

De uitdaging

Bij WebStudio werden uren bijgehouden in een gedeeld Google Sheet. Elke vrijdag moesten projectmanagers handmatig de uren per project optellen, controleren op fouten en rapportages maken voor klanten. Dit proces kostte gemiddeld 6 uur per week aan administratie.

“Elke vrijdagmiddag zat ik uren te tellen in spreadsheets. Fouten kwamen pas aan het licht bij de facturatie, soms weken later.”

De oplossing

WebStudio implementeerde Adcompro met focus op de urenregistratie en approval workflow:

• Dagelijkse ureninvoer — Developers loggen uren direct op het juiste project en de juiste milestone
• Approval workflow — Managers keuren ingediende uren goed of wijzen ze af met feedback
• Automatische rapportages — Klant-rapportages worden automatisch gegenereerd met de juiste uren en tarieven
• Quick Time Entry — Snelle invoer modus voor developers die snel hun dag willen loggen

De resultaten

“De approval workflow heeft ons proces volledig getransformeerd. Fouten worden nu direct gespot en gecorrigeerd, in plaats van weken later bij de facturatie.”