Progress Communications: Van spreadsheets naar gestroomlijnd projectbeheer

Progress Communications, een communicatiebureau met 25 medewerkers, worstelde met verspreide projectinformatie in spreadsheets en e-mails. Na de overstap naar Adcompro hebben ze volledig inzicht in al hun projecten.

De uitdaging

Als groeiend communicatiebureau liep Progress Communications tegen de grenzen van hun ad-hoc projectbeheer aan. Projectinformatie was verspreid over Excel-bestanden, e-mails en persoonlijke notities. Het was onduidelijk hoeveel uur er aan een project besteed was, of het budget nog op koers lag, en welke milestones nog openstonden.

“We hadden geen idee hoeveel uur we werkelijk aan een project besteedden totdat de factuur de deur uit ging. Soms kwamen we erachter dat we al weken over budget zaten.”

De oplossing

Na een evaluatie van verschillende tools koos Progress voor Adcompro vanwege de combinatie van projectmanagement, urenregistratie en het flexibele plugin-systeem. De implementatie duurde slechts één week:

• Projecten met milestones — Elk project opgedeeld in duidelijke fases met eigen budgetten
• Urenregistratie met goedkeuring — Medewerkers loggen dagelijks hun uren, managers keuren wekelijks goed
• Real-time budget tracking — Direct inzicht of een project binnen budget blijft
• Klantbeheer — Alle klantinformatie en projecthistorie op één plek

De resultaten

“Adcompro heeft onze manier van werken compleet getransformeerd. We hebben nu real-time inzicht in onze projecten en kunnen veel sneller bijsturen als dat nodig is.”